Проведение мероприятия

11.11.2019

Организация мероприятий – ответственная и непростая работа, которая включает в себя целое множество различных аспектов. Но, несмотря на связанные с этим сложности, всё больше компаний на российском рынке понимают необходимость проведения деловых мероприятий. Ведь именно во время них можно познакомить потенциальных клиентов со своим продуктом, найти партнеров, обменяться профессиональным опытом и т.п.

Виды деловых мероприятий

Существует 8 основных типов деловых мероприятий:

  • конференции

  • семинары

  • дилерские мероприятия

  • бизнес-форумы

  • круглые столы,

  • профессиональные и отраслевые выставки

  • деловые приёмы

  • тренинги


Виды деловых мероприятий фото

Каждый из видов имеет свои цели, особенности и специфику проведения.


Для проведения успешного мероприятия необходимо определить следующие ключевые моменты ещё на стадии подготовки и планирования:


  1. Постановка целей и задач мероприятия.

  2. Необходимо максимально конкретно сформулировать цель и конечный результат, который Вы хотите получить в итоге. В первую очередь это поможет в определении формата мероприятия: его основной концепции, времени начала и длительности, подготовке места и т.д.

  3. Выбор даты, времени и места.

  4. Важнейшим пунктом является правильный выбор времени. Оно должно быть максимально подходящим для большинства Вашей целевой аудитории. Это относится и к месту проведения. Нужно заранее найти удобное место для Вашего мероприятия и выяснить, свободно ли оно в интересующее Вас время. Выбор места во многом зависит от формата мероприятия (будь то большая бизнес-конференция или тренинг, где подразумевается активная деятельность каждого участника, — места их проведения должны быть различны).

  5. Составление бюджета.

  6. Определитесь с тем, какую сумму Вы выделяете на проведение своего мероприятия, и в соответствии с этим распределите его на выполнение поставленных Вами задач. К тому же, не нужно забывать о резерве для непредвиденных расходов.

  7. Определение последовательности событий.

  8. Вам необходимо продумать план, который будет учитывать все события: в каком порядке выступающие будут произносить речь и какова продолжительность выступления каждого, будет ли выделено время на развлекательные программы и кофе-брейк и т.п. А также важно оставить немного времени в запасе с учетом форс-мажорных обстоятельств.


    подготовка и планирование мероприятия фото

  9. Распределение задач между членами команды.

  10. Необходимо распределить задачи между членами команды уже на этапе подготовки. У каждого должна быть своя зона, которую нужно контролировать все время мероприятия (например, кто-то отвечает за регистрацию участников, кто-то за взаимодействие со СМИ, кто-то за кейтеринг и т.д.).

  11. Внимание к деталям.

  12. Продумайте каждую мелочь: какая музыка будет играть, во что будут одеты члены Вашей команды, чем заполнены перерывы и т.д. Всё это создаст ту атмосферу, которая необходима для проведения эффективного мероприятия.

  13. Получение обратной связи.

Хорошим дополнением к уже проведенному мероприятию будет получение обратной связи от её участников, для того чтобы оценить, как всё прошло. Можно будет попросить заполнить специально составленную анкету сразу после окончания мероприятия или онлайн-форму в удобное время. Это поможет избежать ошибок в дальнейшем, оценить сильные и слабые стороны, улучшить качество при проведении следующих мероприятий.


получение обратной связи фото


Из всего этого становится очевидным, что проведение успешного мероприятия — задача достаточно трудная. Чаще всего для этого требуется высокий профессионализм организаторов, поэтому подготовку и проведение мероприятий лучше доверить компании, которая занимается этим профессионально. Таким образом, event-агентство берет на себя организацию мероприятий от начала и до конца. Начиная от идеи и заканчивая подготовкой отчетных альбомов и видеороликов.


С радостью поможем создать мероприятие на высшем уровне! Ждем заявок!


Назад к списку