Проведение мероприятия

Организация мероприятий – ответственная и непростая работа, которая включает в себя целое множество различных аспектов. Но, несмотря на связанные с этим сложности, всё больше компаний на российском рынке понимают необходимость проведения деловых мероприятий. Ведь именно во время них можно познакомить потенциальных клиентов со своим продуктом, найти партнеров, обменяться профессиональным опытом и т.п.

Виды деловых мероприятий

Существует 8 основных типов деловых мероприятий:

• конференции

• семинары

• дилерские мероприятия

• бизнес-форумы

• круглые столы,

• профессиональные и отраслевые выставки

• деловые приёмы

• тренинги

Каждый из видов имеет свои цели, особенности и специфику проведения.

Для проведения успешного мероприятия необходимо определить следующие ключевые моменты ещё на стадии подготовки и планирования:

1. Постановка целей и задач мероприятия.
   Необходимо максимально конкретно сформулировать цель и конечный результат, который Вы хотите получить в итоге. В первую очередь это поможет в определении формата мероприятия: его основной концепции, времени начала и длительности, подготовке места и т.д.
2. Выбор даты, времени и места.
   Важнейшим пунктом является правильный выбор времени. Оно должно быть максимально подходящим для большинства Вашей целевой аудитории. Это относится и к месту проведения. Нужно заранее найти удобное место для Вашего мероприятия и выяснить, свободно ли оно в интересующее Вас время. Выбор места во многом зависит от формата мероприятия (будь то большая бизнес-конференция или тренинг, где подразумевается активная деятельность каждого участника, — места их проведения должны быть различны).
3. Составление бюджета.
   Определитесь с тем, какую сумму Вы выделяете на проведение своего мероприятия, и в соответствии с этим распределите его на выполнение поставленных Вами задач. К тому же, не нужно забывать о резерве для непредвиденных расходов.
4. Определение последовательности событий.
   Вам необходимо продумать план, который будет учитывать все события: в каком порядке выступающие будут произносить речь и какова продолжительность выступления каждого, будет ли выделено время на развлекательные программы и кофе-брейк и т.п. А также важно оставить немного времени в запасе с учетом форс-мажорных обстоятельств.

1. Распределение задач между членами команды.
   Необходимо распределить задачи между членами команды уже на этапе подготовки. У каждого должна быть своя зона, которую нужно контролировать все время мероприятия (например, кто-то отвечает за регистрацию участников, кто-то за взаимодействие со СМИ, кто-то за кейтеринг и т.д.).
2. Внимание к деталям.
   Продумайте каждую мелочь: какая музыка будет играть, во что будут одеты члены Вашей команды, чем заполнены перерывы и т.д. Всё это создаст ту атмосферу, которая необходима для проведения эффективного мероприятия.
3. Получение обратной связи.

Хорошим дополнением к уже проведенному мероприятию будет получение обратной связи от её участников, для того чтобы оценить, как всё прошло. Можно будет попросить заполнить специально составленную анкету сразу после окончания мероприятия или онлайн-форму в удобное время. Это поможет избежать ошибок в дальнейшем, оценить сильные и слабые стороны, улучшить качество при проведении следующих мероприятий.

Из всего этого становится очевидным, что проведение успешного мероприятия — задача достаточно трудная. Чаще всего для этого требуется высокий профессионализм организаторов, поэтому подготовку и проведение мероприятий лучше доверить компании, которая занимается этим профессионально. Таким образом, event-агентство берет на себя организацию мероприятий от начала и до конца. Начиная от идеи и заканчивая подготовкой отчетных альбомов и видеороликов.

С радостью поможем создать мероприятие на высшем уровне! Ждем заявок!