Организация официальных мероприятий

Деловые мероприятия — это одна из важнейших составляющих любой общественной деятельности в бизнесе. Никакой бизнес не обходится без проведения деловых мероприятий различного формата. Но особое место в их числе занимают деловые мероприятия для руководителей. Стабильное проведение подобных мероприятий и встреч активно способствует созданию положительной репутации компании, а также ее благоприятного имиджа, и является залогом успешного построения связей между коллегами и отношений с целевой аудиторией, в том числе с партнерами, клиентами, инвесторами и СМИ. Поэтому очень важно, чтобы организация подобных ивентов прошла отлично.

Чаще всего деловые мероприятия для руководящего звена придерживаются таких форматов, как презентации, конференции, выставки, симпозиумы, круглые столы и т.д. Но еще одним не менее распространенным форматом являются обучающие деловые мероприятия. Это различные мастер-классы, курсы, тренинги. Такие мероприятия часто проводятся в рамках повышения квалификации сотрудников для получения новых знаний и навыков в области управления и тайм-менеджмента, которые направлены на повышение навыков общения с подчиненными и коллегами, разрешения конфликтных ситуаций, возникающих в процессе работы и т. д

Виды и особенности деловых мероприятий

Давайте подробно разберемся в  видах деловых ивентов, а также рассмотрим их особенности.

• Конференция — мероприятие, проводящееся с целью обсуждения научных, методических и производственных вопросов, а также выработки рекомендаций по их решению. Участники конференции должны быть компетентными и полномочными в теме обсуждения, чтобы давать рекомендации по обсуждаемым вопросам. В свою очередь она тоже делится на подвиды (научная, бизнес-конференция, пресс-конференция, видеоконференция, связь-конференция);

• Пресс-конференция — встреча представителей местных и региональных СМИ, которую организует компания для освещения своей позиции, общественно значимой новости либо другого инфоповода. Предполагает участие лиц, которые непосредственно связаны с этой новостью или же представителей компании-организатора, которые хотят довести важное сообщение до широкой общественности. Подобное мероприятие позволяет донести информацию, а также привлечь внимание к компании и поднять узнаваемость;

• Презентация — представление появления новой компании, проекта, товара либо продукции в ограниченном кругу приглашенных лиц, способствующее продуктивному общению с целевой аудиторией и потенциальными клиентами. В процессе проведения презентации предоставляется полезная информация об объекте мероприятия;

• Семинар — занятие, которое предназначено для передачи опыта и полезной информацией со своими бизнес-партнерами, обсуждения новых проектов, поиска решения каких-либо задач. Подобные занятия могут быть либо закрытыми (для определенного круга лиц), либо открытыми, когда принять участие в семинаре может любой желающий;

• Круглый стол — совещание по поводу какой-либо темы, которое проводится с целью многостороннего обсуждения вопросов, актуальных для фирм-участников, и поиска взаимовыгодного решения для всех сторон. Мероприятие такого формата позволяет обобщить мнения относительно обсуждаемой темы и принять решения, на основании которых могут быть заключены новые соглашения;

• Форум — это масштабная площадка, которая предназначена для всестороннего обсуждения широкого круга вопросов, связанных с одной из сфер деятельности компании. Проведение форумов помогает повысить уровень доверия к фирмам-участникам, а также их рейтинг, и решить текущие деловые вопросы в более неформальной обстановке;

• Тренинг — активное обучение, которое длится небольшой промежуток времени, направленное на повышение квалификации персонала и результатов производственной деятельности. 

Задачи организации деловых мероприятий

Деловые мероприятия требуют ответственного подхода и профессиональной организации. Ведь прежде чем проводить такое мероприятие, необходимо выявить главные цели и задачи. От целей и задач зависит формат мероприятия, его концепция и наполнение. 

Задачи:

• разработка концепции, определение целей и формата;

• планирование — определите и постройте ход мероприятия;

• составление бюджета;

• особое внимание уделите деталям, проработайте все до мелочей;

• перепроверка несколько раз;

• создание плана Б;

• распределение обязанностей между организаторами;

• уделение времени созданию отличного сервиса;

• получение обратной связи.

Таким образом, на составление задач и подготовку делового мероприятия требуется обратить большее внимание, т.к. хорошая организация — это 60% успеха в достижении бизнес-целей, собственно, ради чего это мероприятие и проводится. Отлично проведенный ивент, поможет расти вашему бизнесу, поэтому на подобное его составляющее нужно обращать особое внимание.